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2017年4月20日 星期四

電腦軟體應用丙級檢定 題組7 文書處理 徹底解析

插入文字檔
開啟Word,新增空白文件
插入/物件/文字檔
選題組07 中的 920307.odt
按 最上面的「儲存檔案」鈕,儲存,檔名:王小明01.docx

先用二個等號「==」 或 一個等號「 =」 保護

規則:段落的前面有空一列,就輸入二個等號,段落的前面沒有空一列如項目符號或編號,就輸入一個等號。

每個段落前輸入二個等號 「 ==」 (輸入完 == ,請按 Ctrl + C (複製) ,再 到別的分段前 ,按 Ctrl + V (貼上) )
【】前輸入二個 等號「  ==」 。
每個項目符號  ● 前輸入一個 等號  = 。



取代
滑鼠移到最前面 (或者 按 Ctrl + Home),不要選任何字。
常用/取代 (或者 按 Ctrl + H)
將 ^p 取代成 空字串(所謂空字串,是不輸入任何文字,注意是 半形的 p)  ,按「全部取代」。

註:若 忘記 段落標記 是 ^p,可用下面的方法 :
在「尋找及取代」對話方塊內,「更多 /指定方式/ 段落標記」


將 = 取代成 ^p ,按「全部取代」。
將半形括號「(」 取代成 全形括號「(」。
將半形括號「)」 取代成 全形括號「)」。

輸入標題字和輸入文字
 輸入標題字:「題組七 參考答案」,記得 中間是一個全形的空格。
滑鼠移到【】 的前面,把 【】 刪除,開始打字。

先做全部的設定
字型設定
按 Ctrl + A (all : 全部選取)
常用/字型,叫出「字型對話方塊」,字型設定如下:
中文 :細明體,英文:Arial,大小 :12


段落設定
對齊方式 :左右對齊
指定方式 : 第一行。位移點數 : 2字元 (或 0.85公分 )
行距 :固定行高  行高:18點 。(或 者選 單行間距 )


版面配置
版面配置/ 版面設定,按右方的細部設定鈕,叫出「版面設定」 對話方塊。
上、下、左、右的邊界設為「3 公分」(公分可省略)。
方向 :直向
註:直書的設定,等每一段的段落格式設定完後,再來更改文字方向為直書,這樣比較好處理。

逐段設定段落的縮排與格式
標題格式設定
游標移到標題列,按  BackSpace 鍵 刪除縮排,直接靠左邊界,字和左邊界若有空白就要刪除。(每一個題組都要這樣做)
先選取標題字。按 「常用/字型」,右方的細部設定鈕。
開啟「字型」對話方塊,中文:標楷體 ( 英文字型不用設定,因為前面已設好為 Arial ,所以請不要直接按 字型標籤區 的 標楷體,不然英文字型不是 Arial)
字型大小為「16」。
按 段落/ 置中 對齊鈕。
按 常用/框線 旁的倒三角形,選「外框線」。

按 常用/框線 旁的倒三角形,選「框線及網底」。
在「網底」標籤,「填滿」 選第最左邊的第三個(15%),套用至 選 段落,按「確定」。

第1段 「在全美各地」的格式設定:
選取第1段文字,按 「常用/字型」,右方的細部設定鈕。
進入「字型對話方塊」,中文:標楷體 ( 英文字型不用設定,因為前面已設好為 Arial ,所以請不要直接按 字型標籤區 的 標楷體,不然英文字型不是 Arial)

此題組的●比較小,是用「項目符號」的功能做出來的。
移到第2段的項目符號,刪除原來的符號( 先按  Alt 鍵,矩形選取四個●符號,按 Delete鍵)。

選這四段項目文字( 「ATM Forum」到 「即ANSI之標準。」 )。
選「常用」的項目符號鈕右邊的倒三角形,選符號 「 ●」 。

如果項目符號的縮排與題目要求不同,則按右鍵,選「調整清單縮排」。
項目符號位置:2字元,文字縮排:4字元,編號的後置字元:定位字元。(預設是 定位字元,此選項會讓 項目符號和文字有段距離 )


選取這四段項目文字( 「ATM Forum」到 「即ANSI之標準。」 ,
按 「常用/字型」,右方的細部設定鈕。進入「字型對話方塊」,中文:標楷體
游標移到 「其中ATM Forum主導了」此列的最前面,按 Backspace 鍵,刪除段落縮排。

第 3 段 「另一個主要制定互通」的格式設定:
選取第 3 段「另一個主要制定」此段文字(除題組01外,不用多選下面一個段落標記),版面配置/欄/其他欄 ( 不要直接選 二 ,因為要設定 欄間距為 3字元 ).

分成二欄,欄 間距 3 字元(預設單位是字元),按「確定」。

最後一 段 「IEEE 802.14與MCNS」的格式設定:
游標移到最後一 段 「IEEE 802.14與MCNS」此列的最前面,按 Backspace 鍵,刪除段落縮排。
選取此段文字,按 「常用/字型」標籤區的 底線鈕 ,設定底線。

設定整份文件為直書格式
按Ctrl+ A (全選 整份文件)
按 「版面配置」的 「直書/橫書」鈕 ,選「垂直」。

此時文件被轉成橫向,所以要再點選 「方向」中的「直向」
如果做上述二個動作,沒先按 Ctrl+ A (全部選取),會有什麼結果呢?
因為分欄後,變成同一份文件,已經不是同一節,版面配置的設定祇對目前所在的節有影響,另外的節,就不會變。

游標移到標題,按「段落」右邊的細部設定鈕,開啟「段落」對話方塊,行距改為「單行間距」。(題組五和題組七,標題的行距設為 「單行間距」,結果會變胖,跟參考答案一樣)

插入圖片
【圖形要求】
● 圖形以「文繞圖」方式插入第二段下方、圖形右側與第一行文字右側對
齊,高度及寬度分別設為6 個中文字及4 行。
△ 圖形須加1.5 點粗細的外框。

作法:
移到第2段第1行之後面,按「插入/圖例」上的「圖片」鈕,選「題組07」資料夾的 920307.gif此張圖片。
點選「圖片工具/格式/自動換行」,選 矩形
點選「圖片框線」:
佈景主題色彩 ,選「黑色,文字1」。
寬度選 1.5點


將圖片移到下面。
調整圖片大小為:6 個中文字及4 行。
高度請對右邊第1段中的6個字「學園區亦有實」。參考答案是「在科學園區亦」。
如果你的第1段字的排列和參考答案不一樣,請自己算是那6個字。

因為參考答案的圖上有空隙,選此張圖片,按右鍵,選「大小及位置」,「文繞圖」,上:0.2公分(0.2是測試值,也可輸入 0.3。忘記的話,自己先輸入0.2看看,再調數字)

插入表格
游標移到最後一段後,按二次 Enter 鍵,目前總共有二個段落標記,空出二列。
游標移到最後一個 空白段落上,插入/表格/插入表格
欄數輸入8,列數輸入3
固定欄寬輸入「1公分」。
如果表格跑到第三頁,怎麼辦呢? 繼續做。

選取整個表格,按「表格工具/版面配置 ,直書/橫書 鈕」,將表格內的文字改為直書

(如果表格有跑到第3頁,才做下面的動作)
調整表格欄寬,按向下三角形,調小變成0.9公分。

表格跑回第二頁。
調整右下角的顯示比例,如99%,以利操作。

調整表格列高
請看參考答案,按住 Alt 鍵調整第一列下方的框線到前一段落第一行「基本」二字的中間。
調整第二列下方的框線到前一段落「端與」的中間。

合併儲存格
選取表格最右邊第1欄,按右鍵 / 合併儲存格
選取表格最右邊第2欄,按 F4(重複上一次的動作)或按右鍵 / 合併儲存格。

選取從右邊算起第3欄的第2、3儲存格,按 F4(重複上一次的動作)或按右鍵 / 合併儲存格。(或 點選「表格工具/版面配置/合併儲存格」)
選取從右邊算起第4欄的第2、3儲存格,按 F4(重複上一次的動作)或按右鍵 / 合併儲存格。

選取第一列從右邊算起第5、6、7丶8儲存格,按 F4(重複上一次的動作)或按右鍵 / 合併儲存格。


移除表格框線
選取表格最右邊第1欄,點選「表格工具/設計/框線/框線及網底」。

點選 右邊 預覽圖 的「上面、右邊、下面」。將此欄的上面、右邊、下面的框線移除,按「確定」。

如果表格格線不見了,怎麼辦?
表格工具/版面配置 /檢視格線

調整表格下方的框線到文件的下緣直到表格跑到第三頁。若沒有跑到第三頁,則使用插入分頁符號。讓插入文字和表格都在同一頁(第3頁),以利文字的複製。

另一種方式 :
若不想讓表格跑到第三頁,可用記事本打開  920307.tab,按 alt+ tab 來切換記事本 和 Word , 從記事本貼到表格。複製完後,也不用把表格拉回第二頁。此 種方式有個缺點,表格下方的框線,無法切齊右邊文字的下緣,也就是在右邊文字的上方。


游標移到表格後面的空白段落標記,點選「插入/ 物件旁的倒三角形 /文字檔」。

檔案類型要挑「所有檔案(*‧*)」,不然看不到 tab檔。
選 920307.tab , 按「插入」,「文字編碼」用「Windows(預設值)」,再按「確定」。

選取文字後,複製( Ctrl + C), 游標移到表格相對應的儲存格內,貼上(Ctrl + V) 。(如果是用  剪下  ( Ctrl + X ),再 貼上 ( Ctrl  + V) ,應該由右到左,由上往下。)

將插入進來的框線字元,整列選取後按 Delete鍵刪除,讓下頁的文字跑上來,繼續複製到正確的儲存格內。

將表格移回第二頁
步驟如下:
在第二頁,游標移到最後一個空白段落,按 Delete 鍵或 Backspace鍵 ,皆無法讓表格回到第二頁。
在第三頁的表格內按右鍵,選取「表格內容」,對齊方式 選靠右,按「確定」之後,


表格有可能回到第二頁,如果沒有的話,手動拖曳第三頁的表格,搬回到第二頁。表格右邊與文件大約隔一列的空白列,表格左邊不能超出文件左邊界。

注意: 讓表格移回到第2頁,可能造成第3段的分欄不見,請重做分欄的動作。

如果表格很難調回來,怎麼辦?
插入/文字方塊/ 簡單文字方塊


調整文字方塊的大小,左邊切齊左邊界,右邊跟文字空一列,上、下切齊 文字的上緣和下緣。

到第3頁,選表格,按剪下(Ctrl+ X ),游標移到第2頁文字方塊內,按貼上。
若發現右邊字被遮住,請把文字方塊往右稍微拉大,但要注意表格右邊的「電視數據機廠商」此列不要跑到下一頁去。
表格上面有一空列,按  Delete 鍵刪除。

選文字方塊,「繪圖工具/格式/圖案填滿 ,選 無填滿。圖案框線 選 無外框

調整表格的上框線和下框線和右邊文字對齊。

表格文字的格式設定
選取整個表格,常用/ 字型 ,在「字型」對話方塊內,將中文字形設為 :細明體(已設好),英文字型 :Arial
選取表格第1欄中的「公司小檔案」文字,按 「常用/字型」標籤區的 斜體鈕。再去設定  ,段落/ 置中 對齊。
選取表格第3欄、第4欄、第5欄第1個儲存格,按 「常用/字型」,右方的細部設定鈕。
進入「字型對話方塊」,中文:標楷體 ( 英文字型不用設定,因為前面已設好為 Arial ,所以請不要直接按 字型標籤區 的 標楷體,不然英文字型不是 Arial)

維持選取狀態,在「表格工具/版面配置」中,按「置中對齊」鈕。

按 「常用/段落標籤區」的「分散對齊」鈕。
由「其他軟體」往右選取到「辦公室軟體」,再往上選取到「軟體設備」,按 「常用/段落 標籤區」的「網底」右邊倒三角形鈕,選最左邊第3個(15%)填滿。

選取表格中「其他軟體」、「通訊軟體」、「網路軟體」、「辦公室軟體」四個儲存格,
按 「常用/段落標籤區」的「分散對齊」鈕。
心得:若看到儲存格內的字中間有空格,就想到 分散對齊

插入頁首/頁尾
插入/頁首 ,選 「空白(三欄) 」
選第1欄的「鍵入文字」(Word 2013是「在此鍵入」),「頁首及頁尾工具/設計」,按「日期及時間」
語言:中文,月曆類型:西曆。
按「確定」。請確認是否當天的日期,因為電腦的日期可能有誤。
如果日期為:2017/4/20,請務必改為 2017/04/20,因題目要求 格式為 「yyyy/mm/dd」,月和日要為二位,如果祇有一位,請在前面補 0

選第2欄的「鍵入文字」(Word 2013是「在此鍵入」),輸入准考證號碼,如 99999。
選第3欄的「鍵入文字」, 輸入「 座號」。

插入/頁尾 ,選 「空白(三欄) 」。
選第1欄的「鍵入文字」, 輸入「 Pg.」,
點選 「頁首及頁尾工具/設計」的「頁碼/目前位置/ 純數字」。
注意:頁頁及頁尾中的數字,都是半形。「Pg.」和「1」之間,沒有空格,不要輸入半形的空格。
選第2欄的「鍵入文字」,按 Delete鍵刪除。
選第3欄的「鍵入文字」, 輸入姓名,如 王小明。

選取頁尾全部的文字,常用/字型 ,
中文字型:細明體
英文字型:Times New Roman
大小 :  10 ( 已是 10,不用設定)

選取頁首全部的文字,也是一樣的設定。
按「儲存檔案」鈕(Ctrl+S), 把檔案存檔。
在本文區,連按二下,關閉頁首及頁尾。
實際參加檢定時,記得要 按 「檔案/列印」,印出這二頁。

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