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2019年1月5日 星期六

電腦軟體乙級術科檢定詳解-題組一-Access資料整合解題

使用Access2016(2013 版無法開啟dbf ),資料庫採用dataset2
查詢有三個:14人、班級人數、108班。
打開 Access/空白資料庫,按 「檔案名稱」右邊的資料夾圖示,瀏覽至您要放置的資料夾。
Access2016
Access2010
輸入檔名:01王小明01.accdb (檔名的意思: 1號王小明 題組一 )
按「建立」鈕。
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註:若直接按「空白資料庫」,是在「文件」資料夾建立資料庫,可選功能表的檔案/另存新檔/將資料庫儲存為Access資料庫」。
輸入檔名,如01王小明01.accdb
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如何匯入dbase資料檔?
要匯入那些資料檔呢? 請看術科題本,不用背。以下為題組一需要的資料檔:
外部資料/新資增料來源/從資料庫/dBASE檔案。
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Access 2010:外部資料/其他/dBASE檔案。
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檔案名稱,按右邊的「瀏覽」鈕,再選STUDENTS.DBF,再按「開啟」鈕。
按「確定」,「關閉」鈕。
同樣方式,開啟「RECORDS.DBF」、「CONDUCT.DBF」。(看術科題本,就知道要匯入那些資料檔)
如何建立「14人」資料查詢?
附件一題目要求
製作隆勝工商89 學年度第一學期一年級「新生名冊」第12 頁的報表
每頁列印7 位新生資料。
資料列印順序,按學號由小至大順序列印。
從以上題目的要求,每頁7位新生,有2頁,也就是要找到14人。
建立/查詢設計
選「STUDENTS,再按「新增」鈕,「關閉」鈕。
欄位分析
根據 術科檢定題本 附件一。
除了「科別代號」、「性別」、入學資格中的入學代號,是在 Excel求出,其它欄位就直接從Access得出。
建立以下6個欄位:
 STUDENTS」中的「出生年月日」是西元年的格式(如1983/11/16),而題本附件一是民國年格式( 721116)
所以要對「出生年月日」此欄位作日期格式轉換。
選「出生年月日」此欄位,按右鍵,選「屬性」。
在「格式」欄位內,輸入:eemmdd,轉成民國年格式(eemmdd) (yearmonthday)
按「設計/ ! (執行)」鈕。
結果已按照學號由小至大順序排列,符合題目要求。
選取前面14筆資料,先選第1筆資料(學號為 911001),按住 shift 鍵(連續選取)不放,再選第14筆資料(學號為 911014),確認已選到14人。
(dataset2 dataset3 學號皆為 911001~911014,但其它欄位的資料是不一樣)
dataset2 的結果:
Dataset3 的結果:
按最左上方的「磁碟圖示」儲存,查詢名稱改為「14人」。
選取前面14筆資料,再按 Ctrl+C(複製)

Excel內,在新工作表內,移到A1儲存格,「常用/貼上選項」選 「符合目的格式設定」。
結果如下:
更改「工作表1」名稱 14」,再刪除第1列。
移到工作表的最左上方儲存格,以全選整張工作表。
移到二個欄位中間,連續按二下,以調整最適欄寬,讓資料全部顯現,沒有被遮住。
最左上方 ,快速存取工具列中「磁碟」的圖示,儲存檔案。(或是 檔案/儲存檔案),檔名:01王小明01.xlsx
註:一般從Access複製到 Excel ,貼上請選 「符合目的格式設定」,不然在 Excel 輸入公式,會沒反應。如果從Access貼到 Excel,祇單純作參考,不會再複製到其它工作表或修改內容,才可直接 Ctrl +V(貼上)
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參考:如何叫出原來查詢設計畫面?
若要查看原來的設計畫面,先選上面的查詢名稱,如「14人」,再按右鍵,選「設計檢視」。
可看到原來的設計畫面。
如果在資料內,按右鍵,並沒有「設計檢視」此選項。
也可以在左邊的查詢視窗,選「14人」,按右鍵,再選「設計檢視」。
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如何建立附件二的資料查詢「曠缺」、「班級人數」
附件二題目要求
統計全年級各班人數,並計算出各班到課率,且排出各班到課率的名次。
附件二所需要的曠缺數據直接從「RECORDS」資料表取得。
選「RECORDS」,連續快按二下。
移到最左上方儲存格,按一下,以全選 RECORDS中的所有記錄。
Ctrl+C(複製)
Excel內,按 「新工作表」鈕,以插入新的工作表。
移到A1儲存格,「常用/貼上選項」選 「符合目的格式設定」。
更改「工作表1」名稱 曠缺」,再刪除第1列。
由於附件二,要算出各班到課率,所以要先算出各班人數。
建立/查詢設計
STUDENTS。再按「新增」鈕,「關閉」鈕。
要找出班級,可從班級座號 左邊取3個字元得出。 輸入: 班級:left(班級座號,3),按Enter鍵。 Access會自動在班級座號 前後加入 [ ]。
選「身分證號碼」此欄位,按右鍵,選「合計」。
按「群組」右邊的向下三角形,選「筆數」。
結果如下,以班級為群組,計算每一班身分證的筆數,也就是每一班的人數:
按最左上方的 「磁碟」圖示,儲存,查詢名稱改為「班級人數」
按「設計/ ! (執行)」鈕。
游標移到查詢結果的最左上方儲存格,按一下,表示全部選取。按 Ctrl+C(複製)。
( dataset2 和 dataset3 的班級人數 都相同)


在 Excel內,按 「新工作表」鈕,以插入新的工作表。
移到A1儲存格,「常用/貼上選項」選 「符合目的格式設定」。
更改「工作表1」名稱 為 「班級人數」,再刪除第1列。


建立附件四的查詢「108班」
根據 術科檢定題本 附件四。
整理所需欄位如下:
住址、家長、班級座號、姓名、導師評分(用來算出操行成績)。
「導師評分」在「CONDUCT」資料表,其餘欄位在「STUDENTS」資料表內。
建立/查詢設計
先選「CONDUCT」,按住 Ctrl鍵(不連續選取),再選「STUDENTS」。再按「新增」鈕,「關閉」鈕。
以「班級座號」建立關聯,方法如下:
按住「班級座號」,拖曳到右邊的「班級座號」再放下。
產生關聯。
如果選錯欄位,請選關聯此條線,按右鍵,選「刪除」。
建立下面的查詢欄位:
「班級座號」的準則,請輸入「108*」,「*」表示任意字元。
(題目要求:找出108 班到四月份為止,操行成績低於(不含)65 分的同學資料,所以祇找「班級座號」(如「10801」,表示108班01號)為 108開頭的資料,表示108班的學生)
輸入「108*」會變成「Like "108*"」。
按最左上方的 「磁碟」圖示,儲存,查詢名稱改為「108班」。
按「設計/ ! (執行)」鈕。
結果有43筆資料 (dataset3也是43筆資料)
游標移到查詢結果的最左上方儲存格,按一下,表示全部選取。按 Ctrl+C(複製)
Excel內,按 「新工作表」鈕,以插入新的工作表。
移到A1儲存格,「常用/貼上選項」選 「符合目的格式設定」。
更改「工作表1」名稱 為「108班」,再刪除第1列。
結果如下:

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