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2017年3月1日 星期三

電腦軟體應用丙級檢定術科解答 - 合併列印

存檔和標籤格式的設定

開啟Word,選「新增/空白文件」。
選左上方的 「儲存檔案」圖示,儲存檔案。
選 「電腦」 或「 瀏覽」都可以。

存到那裏呢?  自己可以決定,如桌面,我是 把檔案儲存在 c:\ 。
檔名為 : 王小明01m   (題目沒有說要存檔,但為了保險起見,還是要存檔, 檔名是  姓名座號m.doc , 這是為了自動評分使用。考試時,可以打 01m.doc 或自己 找的到的檔名也可以。
m : merge,合併列印的設定檔)
按 「儲存」。

選 「郵件 / 啟動合併列印 /標籤 」(請勿點選 啟動合併列印左邊的 標籤 )

選「新增標籤」。
標籤詳細資料設定順序如下:
1‧標籤名稱 :01 (建議以題組編號 ,也可以自已取 如 1)
2‧每一標籤上邊界 2 公分、側邊界 3 公分
3‧高度 3 公分、寬度為 7.5 公分
4‧標籤橫向 3 行,縱向 5 列方式排列
5‧垂直點數 3.5 公分、水平點數 8 公分
6.頁面大小 按右邊的下拉式按鈕,選 「A4 橫向」。上面的「A4(21 x 29.7公分)」此選項,就是直向。


如果你沒先做 4 (標籤橫向3 行,縱向5 列方式排列) 的設定,而先做 5 的設定,因垂直點數是灰色的,無法設定,也會逼你先設定 緃向數目大於1 後,才能去設定垂直點數。
設定技巧 :
以設定高度來說,可以選取 21.59, 再 打 3,就不用按很多次 delete鍵。
按 「確定」,再按 「確定」

你會發現 祇出現 段落標記,而沒有 格線,怎麼辦呢?
常用 / 段落區, 框線下拉式選項/ 檢視格線

或者 「表格工具 / 版面配置/ 表格標籤 區的 檢視格線」 (祇要學會一種方式即可)。

選取收件者 
按 「郵件/ 選取收件者 /使用現有清單」
選 C:\丙級檢定用檔案\題組01 中的 920301M.doc  (抽到題組01的,才找題組01,若抽到題組02,請選  題組02此資料夾)

按「開啟」後,除了左上方第1個標籤以外,其它標籤 會出現  «Next Record (下一筆紀錄)»。

編輯收件者清單(篩選與排序)
按 「郵件/ 編輯收件者清單」。
按 下面「調整收件者清單」中的「篩選」鈕,出現「 查詢選項」 視窗,欄位 選 「 庫存量」,邏輯比對 選「 大於等於」,比對值輸入 2000



按「確定」,離開 「查詢選項」 視窗。

按 下面「調整收件者清單」中的「排序」鈕,出現「 查詢選項」 視窗,第一階  選 「 庫存量」, 選「 遞減」,也就是依「庫存量」遞減排序。

按「確定」,離開 「查詢選項」 視窗。

回到「合併列印收件者」視窗,按右下方的調整控點,把視窗拉大,直到看到後面的 2000。

檢查結果是否符合題目的要求: 取用「庫存量」大於等於「2000」的資料、並依「庫存量」遞減排序。
最好先檢視結果是否正確,不然做錯要回頭,很麻煩。

若 按 庫存量右邊的倒三角形,選  「 遞減排序」,可以嗎?

結果為:

看庫存量此欄位的結果,第一筆是 43250 後面是 8466 ,最後一筆是  986 ,但正確結果  應該是 ::43250 後面是 15566,最後是  2000 。
結果有誤!所以不要直接按 「庫存量」下拉式選單中的遞減排序 

註: 若在 「合併列印收件者」視窗,直接按 「庫存量」 此欄位名稱,也可排序,但有缺點:
(1)不容易看出是遞減或 遞增 。
(2) 結果也是錯的。 
用「查詢選項」 視窗的方法,有中文字可以直接看是遞減或 遞增,所有題組都適用。
按「確定」,離開 「合併列印收件者」 視窗。

建立第1個標籤的資料
游標移到第1個標籤,分別輸入欄位名稱。
第一列  輸入 「產品代號:」 (注意是 全形的:,不是半形的: ),按  Enter 鍵。
第二列 不需要欄位名稱,直接按  Enter 鍵。
第三列  輸入 「庫存量:」, 按  Enter 鍵。
第四列  輸入 「安全存量:」。
插入合併欄位
移到第一列「產品代號:」的後面,選  「郵件/插入合併欄位 」中的「產品代號」。

產品代號:後面會出現 «產品代號» 此功能變數。
依此類推 插入 «產品名稱»  «庫存量»   «安全存量» 三個欄位。
設定字型格式
選取整張表格
選 「常用/字型」 右邊的細部設定按鈕,叫出 「字型」對話方塊。
中文字型 為「細明體」,英文 字型為「Arial」,大小 為 12
按 「確定」。
選取 «庫存量»,按 「常用/字型」標籤區的 斜體 鈕  (I)。

選取 «安全存量»,按常用/字型」標籤區的 底線 鈕 (U)。

更新標籤
按 「郵件」上的 「更新標籤」鈕。將第1個標籤的設定套用到其它的標籤。若發現格式不對,祇要 修改 第1個標籤的設定,再按 「更新標籤」鈕,就可一次設定全部的標籤格式。

結果如下,祇有標籤1有出現「安全存量」,後面的標籤都沒有,怎麼辦?
選取整個表格,「常用/段落」,開啓「段落」對話方塊,將「段落間距  與前段距離」調整為0 行,就可完整顯示標籤文字。其它題組,若有此問題,也是一樣的方法。


結果所有的標籤都有「安全存量」,如下圖:









插入頁首
插入頁首,選「空白」。
選取 「鍵入文字」,直接輸入座號姓名,例如 :01王小明(座號和姓名中間不用有空格,在Word印出來時,預設中文和數字中間會有小空格)。
選「常用」,在段落標籤區中按「靠右對齊」鈕。
選取文字  「01王小明 」,常用/ 字型,叫出 「字型」對話方塊。
在「合併列印」中文字型是設定為「細明體」,英文字型為「Arial(特別注意,文書處理的頁首頁尾,英文字型:Times New Roman,大小 為  10

註:雖然題目沒有說用什麼字型,但是看 參考答案的頁首的座號字型,像是用 Arial。
按「確定」。
按 「關閉頁首」或在 文件中,連按二下,都可 離開頁頁/頁尾 的檢視模式。
按 「儲存檔案」鈕 (在做的過程,就可隨時存檔) 。
考試時,記得要列印。
完成合併檔
選 「郵件/完成與合併」 ,選 「編輯個別文件」。
預設值為「全部」,按「確定」。

最後面的標籤,沒有資料,選取 此範圍,按 Delete 鍵,將之刪除。
按 「儲存檔案」鈕 ,存檔 。
檔名為 : 王小明01a   (。題目沒有說要存檔,但為了保險起見,還是要存檔, 檔名是  姓名座號a.doc , 這是為了自動評分使用. 考試時,可以打 01a.doc 或自己 找的到的檔名也可以,a : all,合併列印的結果檔)。
按 「儲存」。
考試時,記得要列印。
列印出來後(有二張),記得要再檢查,有無錯誤。

特殊的篩選條件 - 題組七和題組十一。
題組七 :
 取用「住址」是「基隆市中山區」的資料、並依「座號」遞增排序。
題組十一:
取用「產品名稱」不屬於「SuperVGA」的資料、並依「產品名稱」遞增排序。

像上述的條件,在  「查詢選項」 視窗  ,設定 篩選條件,比較麻煩,有二種方式可用:
1.設定 篩選條件。
2.人工篩選。

題組七標籤頁面大小使用「A4 直向尺寸報表紙」列印,直接選「 A4(21X29.7公分)」,紙張的方向就是直向。

題組七  取用「住址」是「基隆市中山區」的資料、並依「座號」遞增排序如何做?

因為在 Word中的篩選條件,沒有包含的選項(Excel 就可以) 。
如果你選 住址  等於 基隆市中山區,表示篩選條件是 住址為 基隆市中山區,可是資料中的住址是 類似 基隆市中山區中山一路,不是祇有 基隆市中山區 這六個字,造成沒有資料符合條件。

設定 篩選條件。
篩選條件先設定  「住址 大於基隆市中山區住址 小於 基隆市中正區」,就是地址含有 基隆市中山區。 按「確定」。
此題可 直接按 「座號」將資料依「座號」 遞增排序,將視窗拉大,直到看到所有的資料,跟參考答案比對,第一筆學生姓名為 江蕙如,最後一筆為 賴書敏。

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(不用看,祇是講解)
你可以打開 920307M.doc, 先選取整個表格,選「表格工具/版面配置/排序」,開啟「排序」對話方塊。
清單內容,「有欄位名稱列」前面打勾,第一階選「住址」,類型用預設「筆劃」,「遞增」排序,按「確定」。

結果如下,如果我們設篩選條件為  「住址 大於基隆市中山區」 而且 「小於 基隆市中正區」,就是地址含有 基隆市中山區。

另一種方式 「人工篩選」的技巧:
1.先按 「住址」,依住址排序後,把  「合併列印收件者」視窗往下拉,往右拉,直到看到所有住址中有 「基隆市中山區」的人排在一起。
2.按 資料來源後面的 核取方塊 幾次,讓下面的紀錄全部都不打勾,也就是所有的資料都不選。

再去 找第1個住址中有 基隆市中山區的紀錄,打勾。 再找最後一個 住址中有 基隆市中山區的紀錄,打勾。

中間住址中有 基隆市中山區的紀錄也逐一打勾。
這樣, 住址內有「基隆市中山區 」全部打勾,其它就不打勾。
按下面的 「排序」

叫出查詢選項 對話方塊,在第一階 中 把住址 改成 座號,選  遞增

如果直接按 「座號 」遞增排序,或者 按座號右邊的倒三角形,按「遞增排序」。

以此題來說,雖然答案是正確,但評分軟體會認為是錯的,因為變成二階排序,


何況有些題組這樣做是錯的,像題組1,所以還是用 查詢選項 對話方塊來 做排序 最好。
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題組十一 取用「產品名稱」不屬於「SuperVGA 」的資料。

設定 篩選條件。
篩選條件設定  「產品名稱 小於SuperVGA」,就是取用「產品名稱」不屬於SuperVGA 」的資料。 按「確定」。
此題若直接按「產品名稱」排序,比較不易看出有無 遞增排序,所以選「產品名稱」右邊的倒三角形,再選「遞增排序」。


把 產品名稱此欄位調寬直到看到下面資料  產品名稱 全名。
將視窗拉大,直到看到所有的資料。
跟參考答案比對,第一筆產品名稱為 486主機板PCI slot *3 16MB RAM,最後一筆為 SCSIcard VL BUS。


有些題組這樣做是錯的,像題組1,所以若是用 查詢選項 對話方塊來 做排序 一定是對的。

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(不用看,祇是講解)
你可以打開 920311M.doc, 先選取整個表格,選「表格工具/版面配置/排序」,開啟「排序」對話方塊。
清單內容,「有欄位名稱列」前面打勾,第一階選「產品名稱」,類型用預設「筆劃」,「遞增」排序,按「確定」。

結果如下,如果我們設篩選條件為  「產品名稱 小於SuperVGA」 ,就是取用「產品名稱」不屬於「SuperVGA 」的資料。

另一種方式 「人工篩選」的技巧:
 先用 「產品名稱」排序後,預設是所有的紀錄前面都是打勾,所以把產品名稱前面有「SuperVGA 」全部不打勾。

題組7和題組11的合併列印到底是設定篩選條件或是用人工篩選,那一個比較好?
自己可以二種方法都做過,選一個適合於自己的方法。
人工篩選,祇是先以欄位做排序,再打勾或取消打勾,比較簡單。
設定篩選條件,要輸入篩選條件,若不會設定條件,那就很麻煩。會設定條件,就比人工篩選快,且結果不會包含不符合條件的資料,比較方便看出排序後的結果有無錯誤。

1 則留言 :

  1. 請問 在 編輯收件者資料的地方,互動視窗沒有顯示資料,有辦法解決嗎?
    謝謝//

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