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2017年2月16日 星期四

電腦軟體應用丙級術科之檔案管理

在螢幕左下方的開始按鈕,按右鍵,叫出「檔案總管」(或者在工作列按 「檔案總管」   圖示)
組合管理/資料夾和搜尋選項。

或者按 住 ALT 鍵 ,叫出功能表列,選工具/資料夾選項

在資料夾選項視窗,取消 隱藏已知檔案類型的副檔名,讓檔案的副檔名可以出現




(1)、建立資料夾及複製檔案
C: 的根目錄下,以「您的准考證號碼」建立一個資料夾。
選 C 磁碟機根目錄,在右邊視窗空白地方,按右鍵,新增資料夾。


假設准考證號碼為99999(其實很長),請輸入 99999。
先切換到 c:\丙級檢定用檔案  此資料夾,按二下進入此資料夾


再到右上方的搜尋文字方塊內

輸入 odt OR gif  (記得是大寫的 OR)。
註:如果你的檢視模式,沒看到檔名、大小等資訊,請按「 更多選項 」/ 詳細資料
共找到30個檔案。

在右邊視窗,按 CTRL -A (全部選取)(如果沒反應,請在空白處點一下,再按 CTRL -A )。
按 CTRL -C (COPY,複製)。
切換到 99999此資料夾。

 按 CTRL -V (貼上),總共貼上30個檔案。


在名稱上按右鍵,確定 有 名稱、修改日期、類型、大小 四個項目出現。

按「名稱」此欄位,讓檔名由小排到大,也就是01、01、02、02。
可以看 名稱右邊的圖示為  ▲ (旗子往上升,由小到大,若是▼,表示旗子往下降,由大到小 )

按「大小」 不放,拖曳到「名稱」的後面,再來是「類型」,最後是「修改日期」(名、大、類、修)。
調整欄位標題的寬度,讓名字能全部出現,不要出現一半。
調整整個視窗的大小,顯示所有30個檔案。
如果可以看到 30個檔案,下面就不用做。
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為了讓其能夠顯示全部30筆資料,必須將桌面的文字大小變小。
移到工作列 ,按右鍵 /顯示桌面。
按右鍵 /螢幕解析度。
改變文字和其他項目的大小,選 「 小 -100%」。


同樣為了讓其能夠顯示全部30筆資料,將「工作列」設定自動隱藏。
「工作列」上按右鍵 / 內容/  自動隱藏工作列,前面打勾 。

為了易於確認全部檔案數為30筆,再將「狀態列」顯示。
按 ALT 鍵, 會顯示功能表列。
 檢視/狀態列,打勾。


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同時按「ALT」+「Print Screen」將作用中的視窗畫面複製 ( 「Print Screen」 是整個螢幕拷貝 ,連視窗下面的工作列也拷過來,範圍太大 )
打開 WORD, 按 CTRL + V (貼上)。


(2)建立子資料夾檔案的操作

切換到 你建立的資料夾 (如 99999)。
在右邊視窗空白地方,按右鍵,新增資料夾,名字是你的姓名,這邊的例子為 王小明。

按「類型」,作排序,把 odt 類型的檔案排在一起。
先選第1個檔案,接著按住 shift 鍵不放,再選第15個,連續選取15個檔案。

按 CTRL + C (COPY,複製),切換到 「王小明」 此資料夾。
按 CTRL +V (貼上),總共有15個檔案貼上。

按「大小」 不放,拖曳到「名稱」的後面,再來是「類型」,最後是「修改日期」。
調整欄位標題的寬度,讓名字能全部出現,不要出現一半。
按「 大小」此欄位作 排序,依檔案大小由大排到小。此例子,24 KB 排最上面。

因祇有15個檔案,所以把 檔案總管 此視窗的下面往上拉,這樣子貼到 Word,不會太佔版面。但這15個檔案,和下面的「15個項目」,要全部顯示出來。

同時按「ALT」+「Prt Screen」將作用中的視窗畫面複製。
打開 WORD,  按 CTRL +V (貼上)。
最後結果如下圖:
(註)若是圖片佔到了第二頁,請用滑鼠在圖片上按右鍵,點選「大小及位置」。
縮放比例調為80%。
不過也不要調太小,避免印出來看不清楚。

將結果印出來,檢視有無錯誤,若有錯再修改,考試時報表紙不夠可以跟監評委員索取空白紙。

如何裁剪圖片?
選圖片,「圖片工具/格式/裁剪//裁剪」,將右邊調整控點往左移,下面調整控點往上移,如下圖所示。但不能把資料夾名稱和檔名、大小、類型、修改日期,剪掉。且要有所有檔案,如30個,15個。最後按「Esc」鍵離開。

常見的錯誤:
1.沒有副檔名
2.  第 (2) 部份, 要依檔案大小 由大排到小,最大的放上面,結果沒做。
3.發現第(1)部份做錯,修改完後,直接把畫面貼到Word內,結果 畫面中有 「 姓名」 資料夾。這是錯的,應該先把 姓名資料夾,移到 c 磁碟 的其它地方,再   進入 99999 資料夾,依檔名由小排到大後,再按  Alt + Print screen   把檔案總管的畫面 貼上到 Word。
4. 把 第 (2) 部份的結果放在 Word 上面,第(1)部份的結果放在 Word 下面。這是嚴重的錯誤,
評審祇看列印出來的結果。你跟評審講 :我會做啊,祇是放錯位置而已。評審會理你嗎? 好比在考統測時, 把 答案寫錯位置,你覺得會有分數嗎? 。
5.裁剪時,把資料夾名稱 剪掉。

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