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2016年10月13日 星期四

如何使用 Word合併列印功能 ,以 「青春不散 - 同學會邀請函」為例

一、學習動機 :
 王小明在聽了「小幸運」這首歌,想到已好久沒跟台中家商的同學聚聚。決定寫邀請函,召開台中家商中市同學會。

二、學習目標:
1.會修改邀請函的內容。
2.從好友名單,篩選台中家商畢業且住在台中市的同學。
3.因為用 A4的紙印,為了環保,一張紙印二份邀請函,但名字不同。
4.名字後面的問候語,如果是女生,是「妳」好,男生是「您」好。

三、學習步驟:
1.使用瀏覽器到阿旺師磨書坊下載 下面二個文件,請記住下載的檔案放在那個資料夾。(通常使用瀏覽器直接下載,是放在 電腦中「下載」此資料夾)

資料下載:
邀請函主文件
好友名單

2.使用 Word 開啟舊檔功能,打開 「邀請函_主文件.docx」,這是 合併列印的 主文件。
檔案/資訊/摘要資訊/ 進階摘要資訊/ 摘要資訊 /作者,請改成自己的座號
3.文件中的地點,請改成另外一個名字(如把 「回憶當鋪」(textbox15)改成「 小幸運」,自己想看看!)。地圖中的 地點名稱也要跟著改。

4.地圖中的橘色小點請移到右上方。直接選 橘色小點 ,其實是選到 「和平街」此文字方塊,怎麼辦呢?
常用/選取/選取窗格,選 Oval14,就可選到 橘色小點
主文件到此修改完畢。

5.在郵件啟動合併列印區,按選取收件者鈕,選使用現有清單,開啟選取資料來源交談窗,選 「好友名單.docx」,並按 開啟鈕。
6.在郵件的啟動合併列印區,選 編輯收件者清單,按類別的右邊向下鈕,設定類別篩選條件為「台中家商」,按確定




   7.按 地址 排序,筆劃由小排到大, 再把非台中市的名單前面打勾拿掉,按確定。畢竟祇想寄給住台中市的家商同學‧


說明:  在 Word 資料來源的篩選,字串沒有包含的比對功能,所以祇能用上述的方法。
若是Excel 的資料篩選,就有 包含的功能。



8.將游標移至文字 " 親愛的" 與 "同學" 之間。在書寫與插入欄位區,按插入合併欄位鈕旁的倒三角形鈕,選姓名
親愛的 後面會出現  «姓名» 
9‧將游標移至文字 "同學" 與 "好" 之間,按 規則,選 If..Then...Else 
「功能變數名稱」 選性別。「比較」 選等於。「比對值」選 女。「插入此文字」,請輸入 妳。「否則插入此一文字」,請輸入 。按 確定

10‧由於「您」的格式不對,請選同學,按 常用/複製格式,再刷到 您,也就是把 同學 的格式複製到 您 上面。



11‧選取整個表格,再按Ctrl  + C 鍵複製表格,再將游標移至虛線下方,按Ctrl  + V鍵貼上表格。
以 Word 2010來說,祇有 地點 此項要重新調整,也就是往右縮。

但以  Word 2016 有如下的問題:
結果你會發現祇把文字拷貝過來,怎麼辦呢?
按右鍵,出現快選功能表,選  整個儲存格

結果還是有誤



常用/選取/選取窗格,選 群組5 。這時,你會發現左邊有8個白點,表示選到群組5。

按 Ctrl  + C,移到下面 親愛的 前面,再按 Ctrl  + V 貼上,結果就正確了。

12.郵件 /預覽結果,按 第一筆記錄 按鈕,結果上面是 陳必琇 ,下面也是 陳必琇,怎麼辦呢?


再 按 預覽結果 鈕,切換到 設定模式。
(1)游標移到下面表格的  «姓名» 前面
(2)按規則
(3)選 Next Record(下一筆紀錄)

結果如下,«Next Record (下一筆紀錄)» 要在 «姓名» 的前面 ,Word會先移到資料來源的下一筆紀錄,再 把«姓名»顯示出來 :


再按 預覽結果,上面是 陳必琇 ,下面是 陳志忠,這是正確的。

你可按下一筆資料鈕,雖然陳志忠又出現在下一頁,但不會影響最後的合併結果。

13‧
  請先確定 是在第一筆紀錄

完成區, 按完成與合併鈕, 選編輯個別文件,開啟合併到新文件交談窗

點選全部選項按鈕, 並按確定鈕, 將資料合併列印至新文件
總共有二頁,4筆資料。


如果結果是錯的,請從「編輯收件者清單」重作


14‧另存新檔,檔名為 :01王小明_邀請函_結果.docx
原來的 邀請函_主文件.docx 請改成  01王小明_邀請函_主文件.docx。
(如果你沒有看到副檔名 docx,祇要改主檔名即可)
主文件 請把「預覽結果」 切換成可以看到  <<姓名>> 此模式。

把這二個檔案(檔名 前面要有 座號姓名),上傳到老師的Classroom,作業 :合併列印 




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